Privacy verklaring

Privacy verklaring

HOE IK OM GA MET UW GEGEVENS

In het kader van de wet AVG (in Europa GDPR genaamd) moeten bedrijven vanaf 25 mei 2018 voldoen aan een aantal normen op het gebied van gegevensbewaring en –bescherming. Ook moeten bedrijven aangeven hoe ze met persoonsgevoelige informatie omgaan.

Op deze pagina geef ik aan hoe ik hiermee om ga. Ik ben nog aan het ontdekken wat er wel en niet op mij van toepassing is, dus het onderstaande is onderhevig aan voortschrijdend inzicht. Ik zal deze tekst aanpassen als nieuwe inzichten dat wenselijk maken. Boven aan deze tekst staat de datum van de laatste revisie. Eventuele onnauwkeurigheden in deze tekst kunnen geen grond zijn voor enige juridische actie.

MIJN PRIVACY VERKLARING

17 juli 2018 update

Identiteit
Mijn identiteit is Bernard Vink bedrijf Vinkfotografie. Ik sta als eenmanszaak ingeschreven in het KvK onder nummer 09207245.

Zorgvuldige omgang met uw gegevens
Ik ga zo zorgvuldig mogelijk met uw gegevens om. Ook de gegevens van uw relaties behandel ik met de grootst mogelijke zorgvuldigheid.

Inventaris
De volgende gegevens sla ik op: Voor- en achternaam; bedrijfsnaam; adres; postcode; woonplaats; telefoonnummers (mobiel en vast), email adres(sen); websites; data laatste contact, onze email wisseling; uw bank gegevens en uw KvK nummer.

Grondslagen en doelstellingen
De grondslagen waarop ik uw gegevens op sla zijn die van ‘uitvoering van een overeenkomst’ en van ‘Gerechtvaardigd Belang’. Uw gegevens worden op geslagen voor twee doelstellingen: het uitvoeren van uw opdrachten, en het laten zien van mijn werk (via Direct marketing en Social Media Marketing). Voor plaatsen op mijn website of sociale media zal ik altijd om toestemming vragen vooraf of ingeval van Studenten gala’s dat vooraf melden in de offerte mail.

Gevoelige informatie
In principe sla ik geen gevoelige informatie op. Dat is niet de aard van mijn bedrijfsvoering. Dus informatie over huidskleur, geloof, seksuele geaardheid, medische problematiek, etc. komen in mijn gegevens niet voor.

Vertrouwelijkheid
Uw gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Ze worden niet aan derden ter hand gesteld. De enige uitzondering hierop is dat ik u gegevens geef aan een collega fotograaf die een opdracht voor u gaat doen omdat ik zelf verhinderd ben. Als dit al gebeurt wordt vooraf met u gecommuniceerd.

Opslag, bescherming en duur
Uw gegevens worden opgeslagen in mijn financiële administratie, in mijn email programma en in mijn kalender. De beveiliging van mijn gegevens is basaal. De genoemde programma’s zijn beschermd met een password/username en mijn netwerk wordt beschermd door een firewall. Mijn website is beveiligd tegen inbreuk en hacking. Mijn telefoon synchroniseert met deze gegevens. Ook deze is beschermd met een code.
Bovengenoemde gegevens worden door mij, als backup, naar meerdere externe harde schijven weggeschreven. Een backup ligt buitenshuis in een afgesloten kluis. Met enige regelmaat schoon ik mijn gegevens op. Gegevens van relaties met wie ik verder geen contact meer heb worden na vijf jaar verwijderd uit mijn systemen.
Onderaan deze pagina vindt u links naar de Verwerkersovereenkomsten met de partijen wiens diensten ik gebruik.

Aansprakelijkheid
Ik, noch mijn bedrijf, kunnen aansprakelijk worden gesteld voor schade die u ondervindt door gebruik van uw gegevens dat plaatsvind zonder mijn toestemming.

Toestemming
Iedereen die mijn contactformulier gebruikt, en/of een opdracht verleent, geeft aan dat ik zijn of haar gegevens mag op slaan op de manier hierboven aangegeven, en voor de doelstellingen hierboven aangegeven.

Portretrecht
Met grote regelmaat maak ik foto’s van mensen. Ze staan dan zeer herkenbaar op de foto. Voor zover ik de wet nu begrijp valt het recht rond iemand’s portret onder het portretrecht, en niet de nieuwe wet op de privacy. Dat betekent dat er in dit opzicht niets verandert. Ik adviseer opdrachtgevers om in hun arbeidscontracten en reglementen voor evenementen op te nemen dat het de opdrachtgever vrij staat om mensen te laten fotograferen en de beelden wel of niet commercieel te gebruiken. Dit geldt ook voor mensen die extern betrokken zijn bij een evenement. U bent als opdrachtgever altijd eindverantwoordelijk voor het informeren van mensen die deelnemen aan een evenement.
Auteursrecht

Alle foto’s die worden gemaakt door mij vallen onder auteursrecht. In de wet is opgenomen dat alleen pasfoto’s, die ik overigens zelf niet maak, niet onder auteursrecht vallen.
Als fotograaf maak ik mijn eigen impressie van situaties.

AVG wet

Vanaf 25 mei 2018 is er een nieuwe Europese wet actief, de AVG wet. Hoewel voor mij als fotograaf voornamelijk het portretrecht en auteursrecht van toepassing zijn en blijven, zijn er situaties mogelijk waarbij ik als fotograaf uw toestemming nodig heb voor het maken van beeldmateriaal waarbij sprake is van het combineren van dat materiaal en uw naam- en adresgegevens.

Voor zover ik weet vallen al mijn foto’s onder het portret- en Auteursrecht. Alleen als ik als doel heb om de foto’s te gebruiken om uw gezicht met software te traceren, dan is mijn doel het opslaan en verwerken van biometrische gegevens. Dit is echter als fotograaf niet mijn doel.

Bij het maken van bruiloft- of studentengala foto’s of een andere evenement waarbij meerdere personen in beeld worden gebracht, geldt de AVG wet niet, omdat ik daarmee volgens de wet niet een persoonsgegeven verhandel. Dat zou alleen het geval zijn als ik de foto koppel aan namen en adressen.

Hoe beheer ik uw persoonsgegevens?

Uw naam, email en mogelijk uw telefoonnummer of woonadres worden gezien als persoonsgegevens. Deze gebruik ik in de email en op de offerte en factuur. Dit omdat ik als ondernemer moet kunnen achterhalen met wie ik zaken doe. Mijn boekhouding, mogelijke overheidsinstanties en incasso bureau’s kunnen daar toegang toe hebben als dat nodig is. Mijn boekhouder krijgt facturen en offertes alleen met geanonimiseerde gegevens te zien.

Hoe beheer ik uw foto’s

Al het beeldmateriaal dat ik maak wordt opgeslagen op een versleutelde harde schijf en een versleutelde offline back up. Het versturen van uw foto’s doe ik via PCcloud, waarmee ik een GRPD overeenkomst heb die voldoet aan de Europese privacy wetgeving. Deze data staat op een Zwitserse server. Sommige klanten willen foto’s ontvangen via GoogleDrive, waarmee ik ook een GRPD overeenkomst heb. De foto’s die ik naar u verstuur zijn ingepakt in een zip bestand met een wachtwoord dat alleen u ontvangt via email.

Heeft u recht om vergeten te worden?
Als het gaat om persoonsgegevens zoals uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en woonadres dan heeft u dat recht. Alleen is het zo dat ik volgens de huidige Nederlandse wet uw gegevens maximaal zeven jaar moet bewaren voor de belastingdienst.

Toestemmingsverklaring
Nadat ik de klant een offerte heb gestuurd zal ik daarna een toestemmingsverklaring sturen, die regelt dat ik toestemming heb om 1. foto’s te maken, 2. foto’s op te slaan en te beheren en 3. foto’s te gebruiken voor bedrijfsdoeleinden. In de toestemmingsmail zal ik verder ingaan op de opties voor het gebruik van foto’s voor bedrijfsdoeleinden.

Situatie na toestemmingsverlening
Als u eenmaal toestemming hebt gegeven voor het gebruik van een foto is mijn artistieke vrijheid bepalend. Als u later vindt, ondanks uw toestemming, dat een foto moet worden verwijderd uit een publicatie, dan kan het zijn dat ik toch besluit de foto te blijven gebruiken, conform het Portretrecht. Als de opdrachtgever verantwoordelijk is voor een grote groep te fotograferen mensen dan geldt het bovenstaande niet, omdat ik niet van iedere persoon in die groep toestemming heb kunnen vragen voor publicatie. Is de opdrachtgever een enkele persoon die toestemming heeft gegeven, dan geldt bovenstaande wel.

Bij studenten gala opdrachten wordt er in de offerte mail aangegeven dat ik foto’s automatisch plaats op mijn website, zodat iedereen direct na een gala feest snel de foto’s kan zien. Doe ik dat niet, dan word ik overladen met mail met vragen over waar de de foto’s blijven. Wanneer de opdrachtgever voor een studentengala geen toestemming geeft voor website publicatie dan ben ik genoodzaakt 50 euro extra in rekening te brengen. Als ik de foto’s mag publiceren genereert dat meer bezoekers voor mijn website, doordat de studenten, familie en vrienden de foto’s massaal bekijken. Voor mondelinge spoedopdrachten waarbij ik niet de tijd heb om een toestemmingsverklaring te versturen geldt automatisch dat er toestemming wordt gegeven voor de publicatie van de foto’s op mijn website.

Website

Vinkfotografie gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op je privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Klachten

Mocht u problemen hebben met de gegevens die ik van u heb opgeslagen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verwerkersovereenkomst

Mijn website wordt gehost door zorgcomm.nl en de servers staan in Nederland. Mijn mailverkeer loopt via mijn provider zorgcomm en Gmail ook mijn Agenda loop via Gmail van het bedrijf Google-Alphabet, deze hebben een GDPR (AVG) certificaat die voldoen aan de AVG wet.
Ook het bedrijf Pcloud voldoet aan GDPR (AVG).